Pengantar Manajemen SMT III UNBAR FE

Pengantar Manajemen

                A.Manajemen sebagai Art Dan Manajemen sebagai Science

Ilmu manajemen adalah ilmu  yang lahir pada awal abad XX.Sebelumnya orang berpendapat bahwa manajemen adalah Art Bukan Ilmu pengetahuan,sehingga apabila ada suatu kasus maka cara menyelesaikannya adalah dengan coba-coba sehingga error

Contoh bila seseorang sakit gigi maka pengobatannya adalah dengan memberi terasi maka ternyata yang bersangkutan sembuh.Sebaliknya ada seseorang lagi sakit gigi lalu di beri terasi lagi,ternyata sakit gigi tidak sembuh.Kesimpulan adalah dengan  penyakit yang sama apabila diberi obat yang sama belum tentu sembuh apabila penyebab penyakit tidak sama.jadi jangan gunakan metoda coba-coba.Sebaiknya harus digunakan metoda ilmiah.Bagaimana cara mengguna kan metoda ilmiah?jawabnya adalah gunakan langkah-langkah penelitian sebagai berikut :

1.Tetapkan Hipotesa 2.Kumpulkan sample 3.Berikan kuesioner. 4 Evaluasi jawaban-jawaban 5.Kesimpulan

           B. Beberapa definisi  manajemen :

1.   Pengertian Manajemen menurut Fredrijk Wislow Taylor :                             

Management is the process’’ getting things done through the efforts of others people”.

Manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui orang lain (bawahan )

Artinya seorang manager tidak bekerja sendiri tetapi dia mencapai tujuan melalui bawahannya.

2    Menurut James A.F.Stoner

“ Manajement is the process of planning, organizing, leading and controling the effect of organization members and the use of other   organizational members and use of other organizational gool ’’

“ Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha – usaha para anggota organisasi dan mencapai tujuan organisasi tujuan organisasi yang telah di tetapkan”

C. Tujuan mempelajari manajemen :

 1.Untuk mempermudah pencapaian tujuan,dengan adanya manajemen maka tujuan kita lebih mudah dicapai karena ada yang membimbing dan mengarahkan

2.Untuk mengkristalisasi tujuan-tujuan yang berbeda menjadi satu tujuan.Orang datang ke sebuah organisasi dengan tujuan-tujuan yang berbeda,tetapi dengan manajemen tujuan yang berbeda itu di kristalisasi menjadi satu tujuan.

3.Agar pencapaian tujuan lebih efektif dan lebih efisien.Efektifitas berarti pencapaian tujuan  yang benar,dengan efisiensi adalah pencapaian tujuan dengan benar.

D. Manager dan Leader

Manager adalah orang yang memimpin perusahaan.Leader adalah orang yang mempunyai leadership artinya orang yang mempunyai kemampuan untuk mempengaruhi orang lain sehingga bersedia melakukan kegiatan dengan setulus hati.

Ciri-ciri manager menurut Harold Koontz:

1.   Manager adalah orang yang mempunyai bawahan

2.  Manager adalah orang yang sedikit sekali melakukan pekerjaan- pekerjaan yang bersifat tehnis

3.   Manager adalah orang yang memerintah

4.   Manager adalah orang yang mengambil keputusan- keputusan.

5.    Manager adalah seorang leader

 Seorang manager harus memiliki skill

Skill adalah kemampuan yang dapat dikembangkan.

Ada tiga jenis skill;

1.Conceptual skill adalah kemampuan manager dalam pengambilan keputusan-keputusan,mengkoordiner bawahan,membina hubungan dengan pihak ketiga.

2.Human Skill adalah kemampuan manager dalam memahami bawahan

3.Technical skill adalah kemampuan manager dalam menggunakan peralatan-peralatan technis seperti komputer dsb

Hirarchy of Management (tingkatan2 managemen)

     1.         Top Management adalah orang yang memimpin perusahaan dalam keseluruhan disebut juga administrator

2       Middle Management adalah orang yang memimpin kegiatan-kegiatan dalam perusahaan,disebut

 juga Operational Manager

  3.       Lower Management adalah orang yang memimpin langsung tenaga pelaksana.disebut juga mandor asisten dsb.

 Hubungan antara Skill dengan hirarchy of Management menurut Koontz

Con                                  Hu                                           Tech

Cep                                 man                                          ni

tual                                   Skill                                        cal

Menurut Henry Mitzberg Skill terdiri 4 jenis Yaitu :

1.Conceptual Skill

2.Administration Skill

3. Human Skill    

4.Technical Skill

Hubungan Skill dengan Hirarchy of Management

3

2

2

1

                    TM             MM                    LM

1

2

2

3

2

2

2

2

        

D .Pelopor-pelopor manajemen sebagai ilmu pengetahuan

1.Fredrijk Wislow Taylor (1856-1915)

Taylor adalah seorang Amerika yang bekerja di pertambangan biji besi,yang akhirnya menyelesaikan pendidikan menjadi seorang engineer.

             Pengalaman-pengalamannya sebagai seorang   buruh ditulisnya dalam sebuah buku yang berjudul the prinsciples of scientific management    

Beberapa prinsip manajemennya :

1.Metoda rule of thumb (main perintah ) tidak digunakan lagi,seorang pimpinan harus mampu memperlihatkan bagaimana pekerjaan dilaku kan. 

2.Harus ada standard kerja baku.

3.Harus ada pelatihan-pelatihan kerja.

4.Harus ada kerjasama antara bawahan dengan atasan.

2.Henry Fayol

 Henry Fayol adalah seorang engineer yang bekerja di pertambangan.pertama sekali dia diangkat menjadi Top Manager dari sebuah perusahaan yang sedang bengkrut.pertanyaan pertama yang dipertanyakannya adalah “What can be expect from the manager?Lalu dia menerapkan beberapa prinsip-prinsip manajemen dan dia sukses membawa kembali perusahaan menjadi baik.Pengalaman-pengalamannya sebagai manager ditulis dalam bukunya dengan judul”Administration Industralle et generale.Beberapa prinsip manajemen ;

a.  Ada 6  kegiatan yang dilakukan perusahaan;

 1.Commerciel (komersil  contoh kegiatan jual-beli

2.Technis (tehnis) contoh kegiatan proses produksi

3.Safety,menjaga keamanan manusia dan barang

4. Financing ,mencari dana dan memanfaatkan dana dengan baik

5.Accounting,membuat laporan keuangan

6.Managerial,kegiatan manajemen

 b.   Fungsi Manajemen

  1.Forecasting

  2.Planning                

     3.Organizing

  4.Coordinatin

  5.Commanding

  6.Controlling

                           c.    .Kualifikasi manager yang baik

1.Physical Fitness

2.Moral Equity

 3.  Mentality

    4.  Experience

    5 .General Education

    6.  Special Knowledge

          d. Prinsip-prinsip Organisasi :  

          1.  Division of work,pembagian tugas dengan jelas

    2. Authority and responsibility

          3.Centralization

 4.Scalar of chain

5.Unity of Direction

     6.Unity Of Command

     7.Remuneration

      8.Equity

      9.Stability of Personel

     10.Order

     11. Subordination  of personal interest to general interest

  12.Iniciatif

  13.Discipline

  14.Esprit de Corps

Perbandingan manajemen Taylor dengan Henry Fayol:

Taylor :

1.Analisis manajemen mulai dari bawah,yaitu bagaimana sebaiknya bawahan menerima perintah atasannya.

2.Product Oriented yaitu buruh dianggapnya sama dengan mesin,kerja dapat uang tidak kerja tidak mendapatkan penghasilan

3.Scope manajemennya  masih sempit,pelopor manajemen  klassik

             Fayol :

1.Analisis manajemen dimuali dari atas,bagaimana pimpinan memerintah ba wahan

2.Human oriented yaitu bawahan harus dibuat senang sehingga produktivi tasnya meningkat

3.Scope manajemen lebih  luas,fayol disebut sebagai bapak manajemen mo dern

                          PLANNING

      Hal yang penting diketahui dalam setiap kerjasama individu dalam kelompok ialah maksud dan tujuan kerjasama tersebut dan harus jelas mengetahui metode pencapaiannya. Bila usaha kelompok itu ingin lebih efektif,orang-orang dalam kelompok itu harus mengetahui apa yang diharapkan untuk penyelesainnya. Inilah yang dimaksud dengan fungsi perencanaan,yang merupakan landasan pokok dari semua fungsi manajemen.

Hal ini menyangkut pemilihan diantara beberapa alternatif usaha kegiatan un tuk untuk waktu yang akan datang bagi tiap unit yang berada  didalam sebuah organisasi secara keseluruhan.Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlu kan pemilihan dari tujuan/sasaran dan menentukan cara pencapaiannya.

Planning adalah keputusan untuk yang akan datang ,apa yang dilakukan bila mana akan dilakukan dan siapa yang melakukannya.Sekalipun waktu yang a kan datang jarang dapt diperkirakan secara tepat,terutama faktor-faktor di luar jangkauanya,tetapi dengan proses perencanaan diharapkan akan dapat mendekati kebenaran.Hal ini berdasarkan pertimbangan bahwa keputusan ha rus berdasaerkan atas maksud/tujuan organisasi,pengetahuan dan perkiraan yang diperhitungkan.

Jelasnya perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang dan usaha/cara yang efektif untuk pencapaiannya.Oleh ka rena itu perencanaan adalah suatu keputusan apa yang akan diharapkan dalam waktu yang akan datang.

    A.Pengertian Perencanaan

          Planning merupakan :

1.Planning sebagai proses, adalah pemilihan dan pengembangan dari tindakan yang terbaik dan menguntungkan untuk mencapai  tujuan. Perencanaan sebagi suatu proses,karena perencanaan adalah suatu tindakan pemilihan yang terbaik /menguntungkan dari berbagai alternatif dalam usaha pencapaian tujuan.

2.  Planning sebagai fungsi manajemen,adalah fungsi dimana pimpinan kemung  kinan menggunakan pengaruh dari kewenangannya,yang dapat mengubah ke giatan dan tujuan organisasi. Adapun planning sebagai fungsi manajemen .dimana pimpinan wajib mel;akukan planning sebgai pedoman dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi.sedangkan planning

3. Planning sebagai suatu keputusan tentang apa yang akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang,yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan,sebagai suatu keputusan adalah untuk kejelasan apa yang akan dilakukan nya bilamana akan dilakukan dan siapa yang melakukannya.

Menurut Koontz ,planning adalah fungsi seorang manager yang berhubungan dengan pemilihan tujuan,kebijaksanaan-kebijaksanaan,prosedur-prosedur ,pro gram-program dari alternatif-alternatif.

Pertanyaan-pertanyaan. (Terry )

 Basic question of planning yang harus dijawab oleh perencana adalah meliputi 5 W + 1 H

Jika pertanyaan-pertanyaan pokok ini dijawab secara ilmiah artinya jawaban-jawaban didasarkan kepada keterangan-keterangan .data dan fakta.maka ren cana yang dibuat akan dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah pula.

1.WHAT,apa yang harus/akan dicapai,tindakan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai objektive,harus ada penjelasannya,perinciannya,faktor produksi apa yang diperlukanuntuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut,agar apa yang menjadi tujuan dapat dicapai.

2.WHY,mengapa itu menjadi tujuan,mengapa ia dilakukan harus memberi penjelasan,mengapa itu harus dikerjkan dan mengapa tujuan itu harus dicapai.

3.WHERE

    Dimana ia akan dilakukan ,pemilihan tempat perusahaan.perlu dijelaskan tentang lokasi serta alasan-alasan memilih tempat itu berdasarkan  alasan ekonomis,dimana setiap kegiatan harus dikerjakan dengan demikian tersedia semua fasilitas yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan itu.

4WHEN/ Kapan akan dilakukan, jadi penentuan saat dimulai,waktu. Penjelasan

mengenai waktu dimulainya pekerjaa baik untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan,harus ditetapkan standar waktu untuk memilih pekerja an-pekerjaan itu.

5.WHO Siapa yang akan melakukannya,jadi pemilihan dan penempatan perso nalia yang akan melakukan pekerjaan,luasnya wewenang dari masing-masing pimpinan

6.HOW  Bagaimana akan mengerjakannya,perlu diberikan penjelasan mengenai tehnik-tehnik mengejakan suatu pekerjaan.

B. Nature Of Planning ( Sifat-sifat dari Planning)

1.Contribution to purpose or objective .Planning merupakan suatu kontribusi daripada maksud dan tujuan .artinya suatu planning perlu sekalimenentukan apa ,bagaimana dan siapa yang akan melaksanakannya.Suatu planning yang baik akan menghasilkan suatu usaha yang efektif apabila urutan-urutan langkahnya dilaksakan dengan sebaik-baiknya.Hal ini dicapai bila rencana-rencana tersebut dilaksanakan dengan efektif.Jadi maksud planning adalah untuk memudahkan usaha dalam mewujutkan tujuan dar organisasi.

 2.Primary Of Plan

Planning adalah merupakan langkah awal dari kegiatan managerial lainnya,organizing, staffing, directing dan controlling dalam rangka mewujutkan tujuan maka planning secara logika harus menduduki tempat pertama guna memberi arah dari pelaksanaan semua fungsi manajemen itu.seorang pemimpin tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalammelaksanakan kebijakan.i

3.Pervasiviness of planning

Planning sebagai fungsi dasar dari fungsi manajemen mempunyai luas jangkauan yang berbeda satu sama lain sesuai dengan rencana yang digariskan oleh atasan serta sifat dan wewenang kebijaksanaan.Setiaptingkatan manajer mempunyai wewenang kebijaksanaan dengan batas yang dimilikinya sehingga fungsi0fungsi berikutnya dalam setiaptingkatan manager dapat menentukan langkah-langkah selanjutnya yang akan dilaksanakan.Prinsip Pervasiviness of planning (pengisian pemerataan perencanaan) memegang peranan penting,mengingat pemimopin dalam tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab atas berhasilnya rencana itu.Planning tidak saja dilaksanakan oleh Top.Manajgemen,tetapi oleh semua manajer sampaui tingkat bawah dan dalam setiap aktivitas pekerjaan.

4.Efficiency of Plan

Eficiency dari sebuah rencana diukur dengan membandingkan besarnya output yang dihasilkan dengan input.Jangan sampai input lebih besar daripada output.Disini planning harus dapt mengadakan penghematan- penghematan biaya dalam mencapai tujuan tersebut. Pencapaian tujuan dikatakan berhasil apabila dalam pencapaian tujuan tersebut efektif jika realisasi daripada pt dikeluarkan biaya seefisien mungkin dengan memperoleh hasil yang diharapkan.

Suatu rencana dikatakan efisien bila realisasi dari biaya yang dikeluarkan untukpencapaian tujuan sebanding dengan hasil /tujuan yang diharapkan,dapat menghemat/menekan biaya.Suatu rencana disebut ekonomis jika terdapat perbandingan yang rerasional antara pengorbanan yang dikeluarkan dengan penghasilan yang diperoleh (input sebandung dengan output)

Types Of Plan (Koontz&O”Donnell)

1.Purpose Or Mission (Maksud dan Tujuan}

      Stiap jenis organisasi selalu mempunyai tujuan yang akan dicapai.Pengertian Purpose Or Mission kadang-kadang mempunyai arti yangberbeda .tetapi perbedaannya sangan kecil,sehingga sulit untukmembedakan antara Purpose Or Mission tersebut.Maksud dari setiaporganisasi ditunjukkan oleh peranannya yang utama sebagaimana diharapkan oleh masyarakat.Karena itu maksud ini masih merupakan arah yang umum dan tidak hanya berlaku bagi sesuatu organisasi tetapi bagi semua organisasi sejenis dalam masyarakat.Maksud dari suatu organisasi perusahaan adalah membuat barang dab jasa dengan memperoleh keuntungan dalam batas-batas yang dapat diterima masyarakat.Rumah sakit diharapkan dapatmelakukan tri darma yaitu pendidikan,penelitian danpengabdian masyarakat.

2.     Objective (sasaran)

sasaran disini adalah rencana dari tujuan yang baik menyeluruh maupun sebagian,maksudnya disini Objective /goals adalah  akhir dari setiap kegiatan yang dilaksanakan. Objective bukan akhir dari suatu planning,tetapi merupakan akhir dari  pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen mulai dari planning ,organizing,staffing,directing dan controlling.

sasaran dari suatu organisasi adalah taeget.target  dalam rangka tujuan yang dilaksanakannya.sasaran merupakan penjabaran dari tujuan menjadi bagian-bagian yang konkrit dan spesifik sehingga hasil yang dicapai dapat diukur de ngan mudah,misal sasaran bagian produksi.yang harus dicapai sasaran bagi an penjualan dll.

3.Strategi

Strategi adalah berupa cara –cara yang akan ditempuh sesuai dengan situasi dan kondisi pada setiap tempat,waktu dan kejadian yang diperlukan karena adanya persaingan terhadap tujuan yang sama. Strateg membentuk suatu a rah yang terpadu dari seluruh sasaran organisasi dan menjadi petunjuk da lam penggunaan sumber-sumber organisasi yang dipakai untuk mencapai sa saran,strategi akan menentukan tindakan-tinakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

4.Policies (kebijaksanaan)

Kebijaksanaan adalah merupakan petunjuk umum yang mebimbing jalan jalan pikiran manajer dalam pengambilan keputusan. Kebijaksanaan mem batasi ruang lingkup dalam pengambilan keputusan dan menjamin bahwa keputusan yang diperlu kan akan memberkan sumbanganterhadap penyele saian tujuan yang menyeluruh.biasanya policy mempunyai tingkatan dalam organisasi.Misalnya dalam organisasi kebijaksanaan dari Top Manajer ruang lngkupnya luas dan bersifat umum,policy dari middle manajer ruang lingkup nya terbatas pada tingkat departemendan polcy dari lower manager yang lingkupnya terbatas pada sub-departemen.

5. Procedure

      Prosedur adalah rencana dimana urutan-urutan dari aktivitas=aktivitas yang dilaksanakan,prosedur menunjukkan pedoman yang membimbing cara bertindak untuk menyelesaikan suatu aktivitas sehingga suatu pekerjaan akan lebih terarah dan efektif.Prosedur merupakan suatu tahaban secarakronologis dari tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu.Penerapan prosedur dalam perencanaan adalah penting agar pelaksanaan kerja tidak simpang siur,tidak banyaknya kelambatan dan kemacetan dalam pekerjaan yanghdisebabkan kurang tertibnya prosedur kerja.Kalau kebijaksanaan dianggap sebagai bimbingan untuk berpikir dalam menentukan sesuatu keputusan maka prosedur juga merupakan bimbingan,akan tetapi sifatnya adalah jelas dan secara nyata harus dipakai sebagai pedoman,bukan lagi dalam hal berpikir akan tetapi justru dalam hal bertindak.

6. Rule

   Rule juga merupakan rencana karena menunjukkan langkah yang dibutuhkan an dipilih dari alternatif yang ada.Suatu aturan membatasi kita apakah suatu tinadakan boleh kita lakukan atau tidak,sesuai dengan situasi dan kondisinya.Rule kadang-kadang ditimbulkan oleh prosedur. Persamaan rule dengaprosedur keduanya sama-sama memberikan bimbingan untuk bertindak yang baik.Perbedaan rule dengan policy.policy tujuannya untyuk memberikan sumbangan atau menentukan batas-batas policy ,sedangkan rule dimaksudkan memberikan bimbinghan agar setiaptyindakan jangan menyimpang

7.Program ( untuk rencana yang paling sempuna )

Program adalah suatu tencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang konkrit.Konkritnya rencana inibahwa dalam \program telah tercantum baik objective,policy dan prosedur.dengan demikian program merupakan pula usaha-usaha untuk mengefektifkan rangkaian tindakan yang harus dilaksanakan menurut bidang-bidangnya masing-masing. Suatu rencana umumnya meliputi  bidang-bidang produksi,financial,personalia dan marketing masing-masing disusun dalam berbagai program dan setiap program ini harus saling menunjang pelaksanaan berbagai macam program.

8. Budget

      Budget merupakan suatu ikhtisar dari hasil yang diharapkan untuk dicapai dan pengeluaran-pengeluaran yang diperlukan untuk mencapai hal tersebut yabf dinyatakan dengan angka.

sedangkan Stoner mengelompokkan jenis-jenis rencana ini menjadi

1.Goals  :                 a.Purpose

         b.Mission

          c.Strategic

     2. Single Use Plan  :a.Program

                          b.Project

                          c.Budget

     3. Standing Plan  :a.Policy

                        b.Program

                        c.Rule

Keterangan:

1.Single Use Plan (rencana sekali pakai)

Rencana ini dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan yang tidak mungkin berulang lagi dalam bentuk yang sama dimasa datang.

Bentuk-bentuk Single Use Plan adalah berupa program,project dan budget

2.standing Plan(rencana induk)

Rencana ini dipergunakan bila suatu kegiatan organisasi terjadi berulang-ulang dan terus menerus ,sehingga memungkinkan ditetapkannya satu keputusan saja untuk  tindakan yang berulang-ulang itu.

Sekali ditetapkan rencana induk tetap dapat menghemat waktu merencanakan dan membuat keputusan untuk menanggulangi situasi yang serupa secara konsisten.Ttermasuk standing plan adalah policy,procedure dan rule.

Langkah-langkah planning

      Untuk memulai suatu planning perlu diketahui tehnik-tehnik planning yaitu metode perencanaan yang berhubungan dengan prosedur bagaimana /apa saja langkah-langkah yang akan dilakukan mulai dari persiapan sampai berakhirnya perencanaan tersebut.langkah-langkah dalam perencanaan ini adalah untuk menemukan suatu masalah yang mungkin timbul dimasa yang akan datang dan yang mempunyai hubungan penting didalam pencapaian dan pelaksanaan daripada tujuan organisasi.

Langkah-langkah itu adalah :

1.Menentukan tujuan

      Dalam menentukan tujuan ini ditetapkan baik tujuan organisasi secara keseluruhan maupuntujuan dari setiap bagiannyang ada dalam organisasi,sehingga dengan ditentukannya tujuan tersebut diharapkan titik berat kegiatan dan apa yang diinginkan dapat melalui strategi,policy,prosedur dan budget dll

2.Menentukan planning premiss

Yaitu menentukan dalil baru planning yang berpa forecasting/ramalan yang diharapkan dapat dilaksanakan tergantung pada situasi dan kondisi.Planning premiss merupakan suatu forecasting berdasarkan data dari pengalaman yang lalu,menyusun kebijaksanaan dasar yang mungkin nisa diterapkan dsb.Dengan perkataan lain premiss merupakan suatu lingkungan yang diharapkan pada waktu rencana itu dilaksanakan, dalam hal ini forecasting itu akan perlu dalam suatu planning,misalnya jumlah barang yang dapat dijual,upah yang berlaku,harga yang berlaku.

3.Mencari dan menguji berbagai alternatif kegiatan

Didalam tahap ini kita akan menemukan kesulitan apabila rencana ini tenyata tidak memiliki alternatif lain,sehingga tidak dapat dibuktikan bahwa alternatif ini merupakan alternatif yang paling baik. Namun biasanya yang terjadi adalah terlalu banyaknya alternatif yang dapat ditemukan,sehingga kita harus melakukan penyaringan terlebih dahulu.Alternatif mana sekiranya terbaik menurut urutannya,melalui suatu analisa.Hal ini suatu pekerjaan tambahan guna mengurangi jumlah alternatif yang ada.

4.Penilaian/evaluasi dari setiap alternatif yang ada

Analisa dan evaluasi dari setiap alternatif yang ada dengan memperhatikan /mempertimbangkan berbagai faktor terhadap premis dan dadarannya.dalam penilaian alternatif,maka alternatif yang menguntungkan saja yang dipertimbangkan,

5.Memilih/menyeleksi dari alternatif-alternatif yang ada.

Kadang-kadang hasil dari analisa dan evaluasi yang ada menghasilkan dua rekomendasi atau lebih.Disini seorang manajer dituntut untuk memutuskan alternatif mana yang akan diambil.tentunya yang akan memberikan keuntungan yang wajar bagi perusahaan,sesuai dengan rencana dasar perusahaan.

6.Merumuskan rencana-rencana lanjutan yang timbul dari dikehendakinya untuk menunjang rencana dasar tersebut.         

Untuk menunjang terlaksananya suatutujuan perlu dibuat rencana lanjutan yang akan mendorong planning induk yang telah ditetapkan,

7.merumuskan rencana-rencana yang telah dibuat   pelaksanaannya memerlukan sejumlah biaya yang sebelumnya harus ianggarkan.kedalam bentuk angka-angka yang berupa budget,satu rencana yang telah diputuskan harus segera dilaksanakan dimana

dalam anggaran perusahaan harus secara keseluruan berapa pengeluaran dan berapa penerimaan.

Sasaran arti pentingnya Planning

1.Untuk menghilangkan ketidak pastian masa depan.

Ada dua pertimbangan yang menyebabkan planning tetap dibutuhkan walaupun masa depan sudah ditentukan :

a.  Karena kita masih membutuhkan adanya pemilihan untuk menentukan langkah terbaik dalam mencapai tujuan.

b.  Apabila jalan terbaik sudah ditetapkan planning yang dibutuhkan agar setiap bagian dalam berorganisasi tahu pasti apa tugas dan kewajibannya didalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan.

2.Untuk memusatkan perhatian segenap unit organisasi,atau semua orang yang ada dalam organisasi terhadap tujuan bersama. 

3.Untuk membuat segenap proses kegiatan lebih ekonomis,dalam usaha pencapaian tujuan karena dengan planning ini dapat menekan ongkos-ongkos yang disebabkan sifat planning selalu menitik beratkan pada operasi yang dilakukan secara efisien dan bersifat konsisten

4.Planning memungkinkan untuk dilakukannya fungsi control bahkan tidak mungkin kita melakukan control tanpa planning.

SYARAT-SYARAT PLANNING YANG BAIK

1.Faktual dan realistis

 Suatu planning yang disusun untuk mencapai suatu tujuan betul-betul harus dapat direalisasikan berdasarkan kenyataan yang ada,bukan merupakan angan-angan.Hal ini penting karena pada saat pelaksanaan,rencana itu harus sesuai dengan kondisi  yang ada.

2.Logis dan rasional

Suatu rencana harus masuk akal.penyusun planning tersebut harus dapat didekati dengan perhitungan yang masuk akal.

3.Bersifat fleksibel

Karena rencana ini berhubungan dengan masa depan,sedang masa depan itu sendiri

keadaannya berubah-ubah,maka suatu perencanaan harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan keadaan,perencanaan yang fleksibell selaludapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang mungkin berubah-ubah.tetapi tetap dilaksanakan dengan biaya yang wajar(reasionable)                         

Organizing

Pengertian pokok dari organizing adalah merupakan kerja rancang dan memelihara sistem peranan,mengelompokkan aktivitas yang diperlukan dalam mencapai  tujuan  Perlunya pengelompokan kegiatan  ini karena pemilik atau manager perusahaan  seba gai manusia yang mungkin tidak dapat melaksanakan seluruh kegiatan itu sendiri secara efektif,maka perlu adanya pengelompokan kegiatan.

Sedang fungsi dari pengorganisasian adalah :

1 .Merupakan kegiatan mengelompokkan aktivitas yang ditujukan untuk mencapai tu juan karena keterbatasan manager dalam waktu,pengetahuan dan perhatian terhadap ke giatan perusahaan.

2. Menugaskan kepada manager bagian dengan memberikan wewenang /delegasi wewenang mengenai kelompok-kelompok kegiatan tersebut.

3.Mengatur dan menjamin agar adanya keharmonisan /keseimbangan dalam melaksanakan kegiatan dari masing-masing bagian sehingga bagian tersebubetul-betul terarah kepada pencapaian tujuan adanya coordination,baik koordinasi antar bagian maupun antara atasan dengan bawahan .(coordination Horizontal &coordination)

Menurut Yames D. Money(Classik)organisasi adalah kumpulan antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan ,organisasi merupakan seluruh tingkah laku dari semua peserta ,anggota anggota dalam mewujutkan tujuan yang akan dicapai.Sedangkan Gibson mengemukakan bahwa organisasi merupakan susunan peranan yang diinginkan,yang terbentuk intentional  structur of rule) misalnya dalam perusahaan apakah peranan bagian keuangan,bagian marke ting,peranan bagian administrasi dsb.

Menurut Chester Barnasd, organisasi dibagi menjadi :

1.  Formal Organization

Merupakan intentional structure of roles dalam perusahaan yang formal/resmi

2.  Informal Organization,merupakan setiap aktivitas pribadi bersama (personal Aktivity)

Tanpa adanya suatu tujuan bersama dan yang secara sadar dan sengaja untuk mencapainya meskipun para anggota menyumbang/berperan atas keberhasilan suatu tujuan.Bagaimanapun dalam sebuah organisasi,pasti akan ada informal organization,dan ini merupakan suatu tunjangan yang positif dan akan mengefektifkan adanya komunikasi dan koordinasi.

Fungsi pembagian Kerja.

Menurut koontz fungsi pembagian kerja ini perlu, karena adanya Span Of Manajemen (rentangan manajemen), ketidak mampuan manager sebagai manusia untuk memimpin secara efektif sejumlah bawahan yang tidak terbatas. Berapa jumlah yang eksak/tepat mengeanai jumlah bawahan,tergantung pada faktor-faktor lingku ngan (environtment factor ) terutama kepada waktu dan kemampuan dari manager terswebut.Semakin ba nyak bawahan maka kepemimpinan seorang manager semakin kurang ,semakin efektif /berhasil. sedikit bawahan cenderung mengakibatkan semakin berhasil kepemimpinan seorang manager.

Menurut data empiris (pengalaman ) efektivitas kepemimpinan seorang manager adalah jika memiliki bawahan berkisar antara 4 sampai 8 orang pada tingkat atas (upper Level).Tingkat bawah (lower Level) bisa mencapai 8 sampai 15 orang.Hal ini dibuktikan oleh V.A. Graicuna”s yang mengemukakan tentang hubungan antara atasan dengan bawahan.

Ada tiga macam relationship (Graicunas) yaitu :

1.  Direct Single Relationship ( hubungan Tunggal Langsung)

Jika jumlah bawahan n,maka jumlah hubungan langsung adalah n

2.  Direct Group Realationship ( hubungan grup langsung)

Dapat dihitung dengan rumus::

N= n )

    3.Gross Relationship (hubungan silang ) : n(n-1)

   Jumlah seluruh hubungan:

     Faktor-faktor yang menentukan efektivitas span of management,Apakah sedikit atau banyaknya hubungan antara Atasan- Bawahan

1.  Subordinate Training/Latihan pada bawahan

Semakin terlatih,pintar,trampil para bawahan akan semakin memperkecil hubungan antara atasan dengan bawahan ,karena semakin sedikit pekerjaan atasan,semakin banyak waktu yang tersedia untukperhatian yang lain,cenderung

akan efektif atau berhasil dengan kepemimpinannya.

2.  Kejelasan tentang pendelegasian wewenang

Semakin jelas wewenang yang akan didelegasikan kepada bawahan,semakin sedikit hubungan antara atasan dengan bawahan .kalau pendelegasian ini tidak jelas,maka seseorang akan banyak berhubungan dengan atasan yang mendelegasikan wewenang tersebut,banyak bertanya,tidak efektif.Supaya efektif maka pendelegasian wewenang tersebut harus jelas dengan batasan-batasan tertentu.

3.  Kejelasan rencana

Semakin jelas rencana disusun,semakin jelas aktivitas yang dilakukan bawahan,semakin jelas rencana semakin sedikit hubungan antara atasan dengan

bawahan.Apabila rencana tidak terpeRinci akan mengakibatkan kekaburan pendapat dari bawahan yang akan melakukan kegiatan tersebut.

4.  Penggunaan standar yang objektif

yang paling efektif,paling menjelaskan pesan dari komunikasi yang dilakukan.Semakin berhasil komunikasi.semakin jelas diterima para bawahan dan di mengerti.hubungan akan semakin Ukuran baku kegiatan yang dilakukan ,berapa seharusnya jumlah alat produksi yang diperlukan ,waktu yang digunakan untuk menghasilkan suatu out put tertentu.Semakin banyak standar ditetapkan ,semakin mudah bawahan melakukan kegiatan dan semakin sedikit hubungan atasan-bawahan.

5.  Tingkat Perubahan (rate of change )

Perubahan oerusahaan apakah diperluas,diperkecil,integrasi dll.Semakin maju perusahaan semakin banyak perubahan kegiatan yang harus dilakukan.Semakin maju/dinamis perusahaan menyesuaikan diri dengan perkembangan eksternal, cendrung akan semakin banyak hubungan atasan-bawahan.Bila tidak diperhatikan faktor-faktor lain,mungkin efektuvitas manajemen akan menurun.Kegiatan-kegia tan baru akan dilakukan sesuai dengan perkembangan,metode-metode baru yang harus dilakukan bawahan harus jelas,kalau tidak bawakan akan bertanya terus ke pada atasan.

6.  Tehnik-tehnik komunikasi

     Cara-komunkasi bisa secara langsung,lisan.tertulis,elektronik,dipilih mana sedikit  dengan atasan ‘

Proses organizing,urutan kegiatan,Tahap organizing sehingga terbentuknya Departemen-departemen

1.  Mengetahui Tujuan Perusahaan

2.  Mengetahui policy yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

3.  Mengemukakan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan serta mengelompokkan kedalam beberapa kelompok kegiatan atas dasar tujuan yang sama.

4.  Kelompok kegiatan ini merupakan dasar dalam penentuan bagian-bagian perusahaan untuk dilakukan oleh para karyawan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia.

5.  Mendelegasikan wewenang kepada kepala-kepala/manager kegiatan untuk melakukan kegiatan-kegiatannya.

6.  Menjamin adanya keseimbangan kegiatan dari bagian-bagian/kelompok baik secara horizontal atau vertical melalui koordinasi.

Organizing Proces

Proses Pembagian kkerkerja kerja

 

Policy&Planning

Kelompok Aktivitas

Bagian/Depar temen

Delegation of Authority

Coordinating

 Basic Deparmentation/Dasar Dalam Melakukan Pembagian Kerja Dengan deparmentation dimaksudkan suatu proses mengkhususkan atau membagi-bagi kegiatan (tugas) pemimpin atau sesuatu badan dengan suatu dasar tertentu.Dasar-dasar departementasi dapat di beda-bedakan sebagai berikut :

1.Enterprise Function

 Pembagian berdasarkan fungsi perusahaan,misal bagian produksi,bagian keuangan,bagian pemasaran dll.

2.Manajemen Function

Pembagian di dasarkan fungsi-fungsi  Manajemen,yaitu bagian perencanaan,pelaksanaan ,dan bagian pengawasan.

3. Proses produksi

   Pembagian berdasarkan pelaksanaan/proses produksi misal pembuatan textil ada bagian merubah kapas menjadi benang,bagian pemintalan,finishing dsb.(pembagian

didasarkan kegiatan yang dilakukan mulai dari bahan mentah sampai menjadi output)

4.Simple Number

Pembagian di dasarkan angka-angka sederhana ,biasa di gunakan pada organisasi militer.Misal pada perusahaan yang menekankan kepada padat karya,menggunakan banyak buruh untuk menyelesaikan suatu proyek.Misalnya ada 1000 buruh orang buruh,jumlah ini di bagi menjadi 5 bagian,bagian I : 200 buruh,bagian II: 200 buruh,bagian III : 200 buruh,bagian IV : 200 buruh, bagian V : 200 buruh.

Tiap bagian di bagi lagimenjadi lima  Sub bagian ,jadi setiap sub bagian terdiri dari 40 orang.Tiap sub bagian dikepalai oleh 4 mandor dan seterusnya

5. Time

  Misalnya dalam sebuah pabrik waktu kerja di bagi menjadi tiga shift pagi siang malam Biasanya dilakukan untuk perusahaan yang menginginkan kapasitas produksi penuh,alat produksi di jalankan selama 24 jam untuk ini perlu adanya berdasarkan waktu.

6.Customer

 Misalnya dalam toko serba ada,dibagi menjadi bagian yang khusus menyediakan kebutuhan  untuk wanita,khusus pria,anak-anak,pelajar

7.Product

Pembagian berdasarkan kepada jenis produk yang di hasilkan.Misal perusahaan sepatu

8.Matrix

Pembagian dengan menggunakan bentuk matrix,misas dalamproyek

9.Territory

Pembagian didasarkan daerah,dilakukan jika meluas.Setiap Daerah operasionalnya ditangani secara khusus,dengan demikian setiap daerah dibentuk suatu organisasi.Misal suatu perusahan mempunyai kantor pusat di Bandung,untuk pemasarannya di seluruh Jawa Barat.

10.Combination

Setiap perusahaan yang melakukan pembagian departemenisasi berdasarkan satu macam (tunggal),tetapi biasanya berdasarkan kombinasi antara 1 sd 9

Authority

Authority atau wewenang adalah hak atau kekuasaan seseorang untuk memerntahkan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan kepada orang lain atau bawahan mengenai apa yang boleh atau tidak boleh dikerjakan wewenang ini harus didelegasikan kepada seluruh struktur organisasi.Wewenang ini harus didelegasikan keseluruh struktur organisasi,tanpa adanya authority/wewenang seorang manager tak dapat melakukan pekerjaannya seorang manager (managerial job ).Keberhasilan delegation of authority sangat sangat menentukan dinamika organisasi,dengan kata lain bahwa pendelegasian /wewenang merupakan kunci organisasi(delegation of authority is the key of organization).tanpa pendelegasian /wewenang organisasi tidak maju,tidak bergerak karena tidak adanya kegiatan yang dilakukan oleh orang-orang dalam perusahaan yang diarahkan kepada tercapainya tujuan perusahaan.

Pendelegasian wewenang merupakan proses untuk menyampaikan wewenang dari atasan kepada bawahan ,agar manager –manager mempunyai aktivitas- aktivitasnya.Bawahan tiak akan melakukan kegiatan dalam perusahaan karena tidak adanya perintah dari atasan sehingga tidak ada kegiatan perusahaan/statis

SUMBER WEWENANG

Ada dua teori mengenai  sumber-sumber wewenang yang dimiliki manager :

1.Formal theory of authority

Menurut formal theory ,wewenang berasal dari masyarakat,karena perusahaan dimiliki oleh para pemilk modal (misal pada PT).Wewenang yang dimiliki seorang mandor yang berasal dari sumber pertenunan,wewenang yang dimiliki oleh manager pertenunan berasal dari manager produksi,manager produksi berasal dari Presdir,Presdir dari Dewan Komisaris (wakil dari para pemegang saham).Jadi menurut formal theory of authority.Wewenang hanya ada jika berasal dari sumbernya secara formal,wewenang yang formal ini meupakan wewenang yang didelegasikan dari atasan kepada bawahan.

2.Acceptance Theory of Authority.

           Seseorang mengakui atasannya sebagai pimpinan,menerima seorang sebagai atasannya /pimpinan,dikarenakan pribadinya sehingga dia dianggap sebagai seorang pemimpin,memiliki leadership untuk kepentingan organisasi.

Wewenang yang efektif harus berasal dari keduanya (formal dan acceptance),manager

yang mempunyai authority dari kedua sumber tersebut.

.JENIS-JENIS WEWENANG

Jenis-jenis wewenang yang dimiliki dan diterima oleh manager ada tiga macam,yaitu

1.Line authority.

Diberikan dan dimilik bagian-bagian yang mempunyai tanggung jawab langsung  /peranan terhadap tertcapainya tujuan organisasi

2.Staff authority

Membantu wewenang lini untuk memperlancar kegiatan-kegiatannya.Sedangkan menurut Patterson&Plowman . Line authority adalah wewenang untuk memerintah ,staff authority adalah wewenang untuk memberi saran-saran.,nasehat.Menurur Gullick .Line authority adalah wewenang untuk bertindak,staff authority adalah wewenang untuk mengemukakan ,menjual gagasan.

3.Functional Authority

Kekuasaan seorang manager atas proses-proses.praktek-praktek.kebijaksanaan-kebijaksannan tertentu dan soal-soal lain yang berhubungan dengan pelaksanaan yang dilakukan oleh para karyawan dalam bagian-bagian lainnya.Dalam praktek misalnya seorang insinyur tidak mengetahui akunting,disini seorang manager administrasi bisa memerintah kepada insinyur tadi bagaimana caranya melaksanakan/mengerjakan akunting.

DELEGASI WEWENANG

Tanpa adanya pendelegasian,wewenang manager tidak dapat melakukan pekerjaannya,pendelegasian wewenang perlu untuk menggerakkan organisasi menuju kearah tercapainya tujuan.Menurut Koontz : delegation of authority is the key of organization

PROSES PENDELEGATION WEWENANG

1.Menentukan hasil yang diharapkan (expected result)

2.Menentukan Tugas (assigment task)

3.Delegation of authority

4.Responsibility

.PRINSIP-PRINSIP AGAR PENDELEGASIAN WEWENANG EFEKTIF

1.Prinsip delegasi atas hasil yang diharapkan(principles delegation by result expect) Wewenang yang didelegasikan sesuai dengan jaminan adanya kecakapan manager untuk mencapai hasil yang diharapkan.Wewenang yang didelegasikan jangan lebih besar/banyaknya

atau lebih sedikit dari wewenang yang diperlukan untuk mencapai hasl tersebut.

2.Prinsip penentuan fungsi/tugas (principle of function definition)

Prinsip itu untuk menentukan tanggung jawab seorang manager.Berarti semakin jelas hasil yang akan diharapkan ,dapatlah ditentukan tugas-tugas yang harus dilakukan dan hubungan wewenang dengan bagian-bagian lainnya,akan semakin jelas pula tanggung jawab seseorang didalam mencapai hasil yang diharapkan.

3.Prinsip rantai berkala(principle scalar of chain)

Semakin jelas garis wewenang dari top manager kepada setiap bawahan maka akan semakin efektif tanggung jawab pengambilan keputusan dan komunikasi dalam organisasi perusahaan.

4.Prinsip tingkat wewenwng (the authority level principle)

 Setiap manager pada setiap tingkat harus mengambil keputusan apapun juga sepan jang mengenai wewenangnya terhadap levelnya terbatas pada level masing-masing.

5.Principle utility of command

setiap bawahan diusahakan agar hanya menerima perintah dari seorang atasan saja.

6.Prinsip kemutlatan untuk bertanggung jawab (principle of absoluteness of responsibility)

Setiap pemimpin yang menerima wewenang,mutlak harus bertanggung jawab kepada atasan mengenai wewenang yang dilaksanakan.Tanggung Jawab tidak boleh didelegasikan kepada bawahan manager yang menerima wewenang itu.Hanya wewe nang yang boleh didelegasikan kepada bawahan.

7.Prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

     Pemimpin yang memberikan wewenang berdasarkan prinsip ini tidak boleh menun tut tanggung jawab lebih besar dari wewenang yang diberikan kepada manager bawa han atau tidak boleh menuntut tanggung jawab lebih besar dari hasil yang diharapkan.

Tingkah laku yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin/manager agar mereka mempunyai seni mendelegasikan wewenang (personal attitude) :

1.Personal receiptiviness

mau menerima dan mendengarkan pendapat orang lain,mau memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengemukakan gagasan-gagasannya.manager tidak bersifat merasa pandai sendiri,merasa paling berkuasa,tetapi tidak menutup komunikasi/relationship yang berasal dari bawahan

2.Willingnes to let go

Manager yang akan memberikan wewenang secara efektif haruslah ada kesediaan untuk melepaskan kekuasaannya untuk mengambil keputusan kepada para bawahannya.

3.Wilingnes to let other make mistake

Kesediaan untuk membiarkan bawahannya melakukan kesalahan.hal ini

didasarkan kepada prinsip bahwa setiap manusia tidak luput dari berbuat salah dalam batas-batas tertentu.

4.Willingnes to trust subordinate

  Kesediaan untukmempercayai orang lain (bawahan))pada kesediaan untuk melepaskan sebagian wewenwng ,harus pula disertai kepercayaan.

5.Wilingnes to establish and use broad control

     Sebagai akibat dari keempat sikap attitude tersebut diatas yaitu kesediaan untuk mengadakan dan menggunakan pengawasan yang luas.Untuk mengadakan pengendalian yang intensif diperlukan alat-alat pengendalian yang banyak dan baik

            SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

Masalah pendelegasian wewenang  ini adalah berapa besarnya wewenang yang akan disebar luaskan dalam perusahaan.Apakah jika seorang manager/pemimpin mendelegasikan semua wewenang terhadap bawahan dan bagaimana pula jika seorang pemimpin tidak bersedia melepaskan sebagian wewenwngnya kepada bawahan.Wewenang kepada bawahan dapat diberikan sebagian besar(desentralisasi) atau sebagian kecil(sentralisasi)

Sentralisasi yaitu bila dalam organisasi,hanya sebagian kecil saja dari wewenwng top manager yang didelegasikan kepada bawahan.Desentralisasi bila dalam organisasi sebgian besar wewenang didelegasikan oleh top manager kepada bawahan kepada seluruh struktur organisasi.Jadi kekuasaan yang dipegang top manager hanya sebagian kecil.

Masalah sentralisasi dan desentralisasi merupakan masalah tendensi/kecendrungan ,artinya tidak ada sentralisasi atau desentralisasi yang mutlak,tetapu yang ada ialah sentralisasi dan desentralisasi yang relatif,sebab jika : Desentralisasi mutlak maka seluruh wewenang diberikan kepada bawahan atau didelegasikan kepada seluruh struktur organisasi maka manager tidak mempunyai wewenang,dia tidak disebut sebagai manager,karena wewenang merupakan kunci sebagai kegiatan manager.

Sentralisasi mutlak,maka seluruh wewenang tetap dipegang top manager,jadi tidak ada wewenang yang didelegasikan kepada bawahan,maka dalam hal ini tidak ada pendelegasian wewenang,sedangkan kita telah mengetahui bahwa pendelegasian wewenang adalah kunci dari organisasi,

Dalam derajat sentralisasi dan desentralisasi derajat keputusan yang diambil berbeda,Ernest Dale mengemukakan mengenai ciri-ciri pengambilan keputusan dalam desentralisasi.

1.Bila kepada manager bawahan diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang lebih penting (berdasarkan kualitas)

2.Bila kepada manger bawahan diberikan lebih banyak hal untuk mengambil keputusan,berdasarkan luas tidaknya keputusan (kuantitas)

Akibat dari keputusan yang diambil manager bawahan akan mengikat banyak bagian.Misal bagian produksi(manager)mengambil keputusan maka bagian-bagian lain akan akan terkena oleh keputusan itu.

4.Pengawasan akibat keputusan yang dilakukan oleh manager bawahan semakin long gar(tidak ketat) karena top manager sudah memiliki susunan untuk memperingan wil lingnes to trust kepada manager-manager bawah.

  FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN TINGKAT DELEGASI WEWE NANG APAKAH PERLU DILAKUKAN SENTRALISASI ATAU DESENTRA LISASI

1.Costlines of decision.

Tingkat biaya,besar kecilnya biaya untuk melakukan akibat dari suatu keputusan.Jika keputusan harus    mengeluarkan biaya mahal/besar akan diputuskan oleh manager atasan dan manager-manager tingkat atas ,cenderung dilakukan desentralisasi.Misal keputusan membeli

2.Uniformity of policy

Menginginkan  adanya keseragaman dalam kebijakan,adanya keseragaman dalam kegiatan-kegiatan yang dilakukan managerbawahan pegawai.Untuk mencapai keseragaman ini setiap kebijaksanaan kegiatan harus diputuskan oleh manager atasan cenderung sentralisasi.

    3.Business History

 Apakah perusahaan besar berasal dari perusahaan kecil (misalnya perusahaan  perseorangan) lalu menjadi perusahaan menengah dan akhirnya menjadi perusahaan besar,perusahaan besar ini cendrung akan melakukan sentralisasi

Karena tumbuhnya perusahaan ini berasal dari perusahaan kecil yang melakukan sentralisasi,segala keputusan yang dilakukan pemilik perusahaan  itu sendiri,sehingga setelah perusahaan itu berhasil menjadi besar maka dia beranggapan bahwa keberhasilannya akibat sistem sentralisasi yang digunakannya.

4.Availibility of Managers

Apakah mudah memperoleh manager atau sulit memperoleh manager yang cakap.Lebih banyak manager yang kompeten dalam perusahaan,maka perusahaan tersebut cenderung untuk melakukan desentralisasi.

5.Business Dynamics

Semakin maju berkembang suatu perusahaan,maka semakin besar organisasi perusahaan tersebut,hal ini cenderung melakukan desentralisasi.

6.Independence

Keinginan untuk tidak tergantung pada orang lain.Bila manager-manager dalam perusahaan berkeinginan tidak tergantung pada atasan atau tidak tergantung pada manager inferiornya maka perusahaan cenderung  desentralisasi

7.Control Techniques

Semakin baik tenik pengawasan maka semakin berhasil fungsi control.Desetralisasi harus diikuti dengan pengawasan yang efektif,pengawasan yang efektif tergantung kepada tehnik-tehnik pengawasan yang dilakukan.Jika tehnik pengawasan efektif maka perusahaan cenderung melakukandesentralisasi.

8.Environmental Influences.

Pengaruh-pengaruh lingkungan baik yang berasal  dari luar ataupun dari dalam perusahaan.Misalnya pengaruh pemenrin tih ,serikat buruh.Pemerintahbiasanya mengeluarkan peraturan-peraturan mengenai izin usaha,masalah pajak,fasilitas modal.ekspor&impor dll.Peraturan-peraturan tersebut harus diatasi sebaik-baiknya oleh perusahaan,harus ditafsirkan setepat-tepatnya,sehingga tidak salah penafsirannya.

9.Economic Size

Kegiatan-kegiatan yang memerlukan   keahlian  spesialis/khusus lebih ekonomis apabila didesentralisasikan.Diberikan kepada ahli tersebut untuk mengambil keputusan tentang bagaimana perkembangannya.Prinsip-prinsip kegiatan ekonomis atas dasar  hukum Ekonomi Large scale (skala ekonomi besar)yaitu semakin besar kegiatan dilakukan maka akan lebih ekonomis.Hal ini akan berpengaruh pada biaya tetap dan biaya variabel.Atas alasan-alasan ini cenderung melaksanakan sentralisasi.

Aktivitas-aktivitas dalam organisasi perusahaan yang perlu didesentralisasi atau di sentralisasi.

1.Produksi dilakukan desentralisasi

2.Penjualan/Marketing dilakukan desentralisasi

3.Financing dilakukan hight Centralization,artinya harus betul-betul harus di pusatkan oleh manager atasan.

4.Personalia harus di sentralisasi

5.Statistik dilakukan sentralisasi,kecuali dalam pengumpulan data dilakukan desentralisasi

6.Logistik(pengadaan barang –barang).Pemeliharaan barang dan penyimpanan kekayaan milik perusahaandilakukan sentralisasi

7.Pembelian tergantung pada costlinessnya,harga mahal sentralisasi,harga murah sentralisasi.

COMMITTEE

Committee agroup person,to whom as agroup some matter are committee.Dengan kata lain,committee adalah suatu kumpulan yang dibentuk untuk memecahkan masalah kesulitan yang dialami oleh organisasi.Terbentuknya panitia bisa frmal ataupun informal. Contohnya Dewan Komisaris (Board of Directors) atau disebut juga prulal manager

Alasan mengapa di bentuk Panitia

1.Hasil pemikiran kelompok atau keputusan kelompok lebih unggul/baik daripada hasl pemikiran seorang

2.Ketakutan pemilik perusahaan,terlalu banyak mendelegasikan wewenang kepada seseorang.Maka dibentuklah “Board”,timbul Dewan Komisaris yang merupakan manager banyak.

3.Mewakili berbagai kepentingan,karena yang duduk dalam panitia berasal dari berbagai bagian dalam organisasi.

4.Adanya motivasi untuk ikut serta dalam melaksanakan keputusan pada bagian-bagian karena mereka diikut sertakan dalam pengambilan keputusan

5.Sementara untuk menunda kegiatan-kegiatan yang dikarenakan masalah yang perlu dipecahkan lebih dahulu maka untuksampai kepada pelaksanaan ini kegia

tan selanjutnya didasarkan kepada hasil keputusan panitia (untuk mengulur waktu  

STAFFING

Fungsi staffing atau fungsi jabatan adalah merupakan kegiatan untuk memperoleh pegawai yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan dalam organisasi.Aktivitasnya menyangkut salah satu fungsi manajemen,yaitu pemilihan orang-orang yang diperlukan baik dalam kualitas maupun dalam kuantitas penyusunan orang-orang yang akan mengisi pekerjaan dalamperusahaan tersebut,pengembangan pegawai dan sebagainya.Secara singkat tujuan dari staffing adalah untuk menndapatkan orang-orang yang baik /berkualitas dalam posisi sebagai manajer ataupun posisi sebagai subordinatea(bawahan) yang efektif.Istilah lain dari staffing  manning.Manajer sebagai orang yang menempati posisi dalam suatu perusahaan dan yang melakukan fungsi –fungsi manajemen harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

1.  Harus memilki pengetahuan sebagai manajemen terutama mengenai planning,organizing,staffinf,directing dan controlling.

2.  Ketentuan kualifikasi seorang manajer ditekankan kepada kecakapan calon manajer dalam memimpin atau dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

3.  Sifat-sifat yang dimiliki seorang manajer antara lain :

a.  Intelegensia(kecerdasan).Secerdas apakah seorang manager?Yang penting dia harus lebih cerdas minimal setingkat diatas bawahan yang dipimpinnya

b.  Leader,kemampuan untuk memerintah bawahan sehingga bersedia melakukan perintah yang diberikan kepada bawahannya.

c.  Ability To communication. Kemampuan untuk berkomunikasi.

d.  Problem Solving

Mempunyai kemapuan untuk memecahkan masalah.

e.  Moral Value,mempunyai moral yang reat hubungannya dengan tanggung jawab

f.  Judgement,mempunyai pertimbangan yang kuat dan luas terutama menyangkut keadilan.

Menurut Fayol kriteria yang harus dipenuhi seorang manajer adalah :

Kualitas manajer,fisik,mental,moral,edukasi yang luas,teknis pengalaman.

Menurut Robert L Kate dalam studinya,dia mengidentifikasikan ada

 tiga jenis keahlian yang harus dimilki oleh setiap manajer Yaitu :

a.Technical skill,yaitu kemampuan untuk menggunakan peralatan tehnis,prosedur atau tehnik dari suatu bidang pekerjaan tertentu.

b.Human skill,kemampuan untuk bekerja dengan memahami dan memberikan motivasi kepada orang lain baik secara individu atau kelompok.

c.Conceptualskill,kemampuan mental untuk mengkoordinasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi

       Meskipun setiap manajer harus memiliki ketiga jenis keahlian ini,tetapi tingkatannya berbeda-beda.Makin tinggi tingkatan manajemen (tingkat jabatan/posisi seseorang dalam struktur organisasi) maka semakin kecil persyaratan akan technical skill tetapi makin besar/banyak persyaratanakan conceptualskill.

Hal ini disebabkan manajer tingkar tinggi (Top Manajer) harus memahami bagian-bagian dalam organisasi,hubungan satu sama lain sehingga setiap keputusannya akan mencerminkan pendapat/kompromi/persetujuan dari seluruh bagian.Demikian pula sebaliknya,makin rendah tingkatan manajemen dalam organisasi,makin banyak persyaratan yang harus dimiliki didalam technical dan makin sedikit persyaratan akan conceptual skillnya,karena manajer tingkat bawah(lower manager) harus berhubungan langsung dengan pekerjaan,berhubungan langsung dengan masalah operasional.

Dilain pihak setiap manajer baik tingkat tinggi,menengah bawah perlu memiliki keahlian dalam hubungan kemanusiaan yang relatif sama ,karena mereka akan selalu berhubungan denganorang-orang dalam suatu lingkungan kerja pada suatu organisasi.

Fungsi perencanaan yang banyak mengaconceptual skill makin banyak dibutuhkan pada manajer tingkat tinggi,dan sebaliknya fungsi pengawasan yang banyak mengandung keahlian tehnis dan kemanusiaan,makin banyak dibutuhkan pada manajer tingkat menbengah dan bawah.

·         PROSES STAFFING

1.Merumuskan serta memerinci pekerjaan (Job Analysis)

Perincian mengenai pekerjaan manajer ditentukan oleh bagaimana apa sifat/macam dari pekerjaan manager tersebut.Hal biasanya dapat dilihat dalam suatu Job Description. Job Description.atau gambaran jabatan berisi mengenai apa,bagaimana,mengapa suatu pekerjaan dilakukan,menggambarkan tugas,kewajhiban,tanggung jawab sesorang dalam melakukan pekerjaannya,serta syarat-syarat yang harus dipenuhi seseorang untuk memegang suatu jabatan(Job Specification)

1.Mengadakan penilaian terhadap hasil kerja manajer sebagai atasan serta atas dasar praktek-praktek pekerjaan memimpin menurut prinsif manajemen.

2..Dalam memilih calon manajer hendaknya dipilih diantara calon-calon yang berkualitas terbaik.

3.Perlu memajukan dan mengembangkan manajer yang  ada terlatih dahulu.

4.Pengembangan manajer yang efektif harus dimulai dari top manajemen

5.Perusahaan hanya dapat mentolerasikan terhadap manajer-majer yang mempunyai keinginan untuk maju dan berkembang.

·         POKOK_POKOK MASALAH YANG DILAKUKAN DALAM PELAKSANAAN FUNGSI STAFFING

Fungsi staffing meliputi tiga bagian masalah yaitu :

1.Pengadaan pegawai ( Procurement of Personnnel)

2.Pengembangan Pegawai (Development of Personnel)

3. Memelihara dan memanfaatkan pegawai ( Maintanance of Personnel)

PENGADAAN PEGAWAI (PROCUREMENT of PERSONNEL)

Fungsi pengadaan meliputi :

a.Membuat analisa jabatan,gambaran jabatan dan spesifikasi jabatan

Agar para pegawai dapat bekerja secara efektif,maka kita harus terlebih dahulu melakukan analisa jabatan,yaitu menganalisa kegiatan-kegiatran,wewenang dan tanggunf jawab yang harus dilakukannya,peralatan yan digunakan,kondisi kerja,latihan dan pendidikan yang diperlukan lamanya jam kerja,besarnya upah.kemungkinan untukpromosi dll

Jadi analisa jabatan adalah suatu proses mengumpulkan dan menguraikan berbagai informasi secara terperinci yang berhubungan dengan tugas,tanggungnjawab serta pelaksanaan dari suatu jabatan. hasil dari suatu jabatan ini di gambarkan dan disusun dalam suatu job description dan job spesification. job description adalah merupakan suatu gambaran secara tertulis mengenai tugas,kewajiban dan tanggung jawab seseorang dalam suatu jabatan atau pekerjaan tertentu. job description adalah uraian mengenai persyaratan minimal yang harus dimilki seseorang untuk memegang suatu jabatan/pekerjaan.

b. Menarik pegawai ( Recruitment)

Dengan Job Analysis,job description dan job spesification ini dapatlah ditentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan serta kualifikasi persyaratanya,untuk kemudianditentukan mengenai bagaimana cara-cara untuk memperoleh/mendapatkannya,yaitu mencari dan memperoleh calon/pelamar pekerjaan untuk mengisi lowongan yang ada dalam perusahaan.Sumber-sumber untuk memperoleh pegawai bisa dari dalam perusahaan (internal sources) atau bisa juga dari luar perusahaan,misalnya dari Departemen Tenaga Kerja,memberi iklan,lembaga-lembaga pendidikan dll.

c.Mengadakan pemilihan (selection)

Selection adalah pemilihan atau memilih diantara para pelamar yang ada melaluui hasil penilaian.Seleksi ini caranya bermacam-macam atau bertahap yaitu seleksi tertulis,wawancara,ujian-ujian (selektif) test-test (aptitude,sikap/attitude.motivasi,psikologi,kesehatan dan sebagainya)Pelamar yang dinyatakan lulus dalam seleksi seleksi tersebut diterima menjadi pegawai,Inti daripada dilakukannya seleksi adalah untuk mendapatkan orang yang benar-benar cocok dengan jabatan /pekerjaan yang ada.(prinsip the right man on the right place)

d.Training &education

Mengadakan pelatihan atau dan pendidikan menjadi dasar untuk penempatan pegawai

e.Placement

Setelah di training maka perusahaan mengerti tempat yang tepat untuk penempatan pegawai baru tersebut.

Untuk mengembangkan seseorang dalam karirnya misalnya dengan memberikan promosi.

       Promosi dilakukan bila :

a.   Seseorang telah lama bekerja dalam suatu pekerjaan pada perusahaan maka maka berdasarkan lamanya  kerja atau senior dalam usia , bila ada kesempatan promosi mereka mendapatkan prioritas dalampromosi tersebut (promotion based on seniority)

b.   Bila seseorang menghasilkan prestasi yang baik karenakemampuan, maka ini dinamakan promotion based on ability )

Promosi yang baik apabila memperhatikan masa kerja dan prestasi kerja seseorang.

DIRECTING

Setelah rencana, organisasi dan staffing ada fungsi directing atau untuk me nggerakkan orang-orang (actuating,directing,commanding) barulah dilakukan supaya dapat merealisasi tujuan organisasi/perusahaan.Masalah penggerakan ini berkaitan erat dengan manusia dan merupakan suatu masalah yang pa ling kompleks serta yang paling sulit dilakukan diantara semua funsi-fungsi manajemen. Penggerakan ini merupakan fungsi terpenting dalam manajemen ,karena bagaimana pun modernnya perala tan yang dimiliki tanpa dukungan manusia-manusianya belum be rarti apa-apa .Untuk menggerakkan manusia merupakan hal yang sulit,karena manusia adalah mahluk hidup yang mempunyai harga diri,perasaan dan tujuan yang berbeda-beda

Pengertian directing adalah :

·         Fungsi menggerakkan orang-orang agar mau melaksanakan kegiatan-kegiatan yang menuju kearah tercapainya tujuan.

·         Fungsi mengarahkan kegiatan orang-orang menuju tercapainya tujuan.

Agar fungsi directing ini efektif,manajer harus mengetahui dan memperhatikan faktor -faktor sebagai berikut :

1.  Mengetahui human being factor,yaitu faktor-faktor/sifat-sifat dan tingkah laku orang -orang yang dipimpinnya

2.  Motivation,dorongan/keingiunan seseorang untuk melakukan kegiatan

3.  Leadership,kepimpinan dari manager itu sendiri,yaitu kemampuan untuk memper ngaruhi orang-orang agar mau melakukan kegiatan.

4.  Communication,karena directing  merupakan proses hubungan antar pribadi(interpersonel relation),maka pertlu diperhatikan faktor komunikasi,apabila komunikasi ti dak lancar maka  fungsi leading tidak akan efektif.

Human Being.

Human being factor berhubungan dengan sifat nature,tingkah laku/behaviour,sikap attitude dan pelaksanaan/performance seseorang .E.H Shein me ngungkapkan tentang kelompok manusia atau modal orang/people model kedalam empat macam :

a.  Rational Economic Men

b.  SosialMen

c.  Self Actualization

d.  Complex Man

Motivation

Untuk memahami motivasi, berikut ini beberapa pengertian yang dikemukakan oleh sejumlah ahli, diantaranya :

1.   “The process that account for an individual’s intensity, direction and persistence of effort attaining a goal.” (Robbins, 2009:209)

2.   “Forces acting on an employee that initiate and direct behavior.” (Gibson, 2009:130)

Berdasarkan pendapat para ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah faktor yang menimbulkan dorongan dalam diri seseorang yang mengarahkan perilaku untuk bertindak atau mengeluarkan upaya maksimum dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

Banyak faktor yang mempengaruhi motivasi sehingga lahirlah berbagai macam teori tentang motivasi. Robbins membagi teori – teori motivasi ke dalam 2 kelompok, yaitu:

Teori-Teori Awal tentang Motivasi

Para ahli mendefinisikan fokus dari teori kepuasan kepada jenis-jenis insentif dan tujuan yang ingin dicapai oleh seseorang untuk mendapatkan kepuasan dan bekerja maksimal (Luthans, 2008:168).  Yang termasuk ke dalam teori kepuasan adalah Teori Hirarki Kebutuhan Maslow, Teori Kebutuhan McClelland, Teori ERG dari Alderfer dan Teori 2 faktor Herzberg.

1.      Teori Hierarki Kebutuhan dari Abraham Maslow

Kebutuhan merupakan kesenjangan yang dialami antara suatu kenyataan dengan dorongan yang ada dalam diri, apabila kebutuhan pegawai tidak terpenuhi maka pegawai tersebut akan menunjukkan perilaku kecewa. Sebaliknya, jika kebutuhannya terpenuhi maka pegawai tersebut akan memeperlihatkan perilaku yang baik sebagai manifestasi dari rasa puasnya. Abraham Maslow mengemukakan bahwa hierarki kebutuhan manusia adalah sebagai berikut:

a.      Physiological needs  yang merupakan kebutuhan dasar yaitu kebutuhan untuk makan dan minum , perlindungan fisik, bernafas, seksual, dll.

b.      Security needs/Safety needs.Kebutuhan rasa aman, yaitu kebutuhan akan perlindungan dari ancaman bahaya, pertentangan dan lingkungan hidup.

c.      Affiliation needs/Sosial needs.Kebutuhan untuk merasa memiliki, yaitu kebutuhan untuk diterima oleh kelompok, berafiliasi, berinteraksi, kebutuhan mencintai dan dicintai.

d.      Esteem needs Kebutuhan akan harga diri, yaitu kebutuhan untuk dihormati dan dihargai oleh orang lain.

e.      Self Actualization needs Kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri, yaitu kebutuhan untuk menggunakan kemampuan, skill dan potensi, mengemukakan pendapat, penilaian dan kritik terhadap sesuatu.

Sumber : Manajemen (Robbins, 2009:210)

2,Theory Two  Factor dari Frederick Herzberg,dia membagi-bagi kebutuhan manusia menjadi dua:

1.Hygiene Factor

2.Motivactor Factor

ad.1 Hygiene Factor

faktor yang tidak meningkatkan kepuasan,faktot pemeliharaan tidak dapat mendorong orang dengan mengiming-iming materi.Kebutuhan ini harus dengan sendirinyaada dalam lingkungan pekerjaan tertentu,tertmasuk dalamkebutuhan ini.:

1.Gaji/Uang

2.Kehidupan pribadi yang layak

3.Kondisi kerja yang baik

4.Keamanan kerja yang baik

5.Hubungan antar pribadi/sosial yang baik

6.Menginginkan adanya kebijaksanaan dan pengelolaan perusahaan yang baik

ad.2.Motivator Factor

1.Kemungkinan untuk dapat maju.

2.Pengakuan

3.Pekerjaan yang membutuhkan tanggung jawab,peningkatan kegiatan

4.Pekerjaan yang menantang

Bila dibandingkan dengan pendapatMaslow maka :

Yang termasuk hygiene factor adalah

Physiological needs  : -Gaji

                     -Kehidupan pribadi yang layak

Security needs/Safety needs:-Kondisi kerja yang baik

                  -Keamanan kerja

Affliation need       :-Adanya hubungan antar pribadi

                 -Kebijakan dan pengelolaan perusahaan yang baik

Yang termasuk motivator factor:

Esteem needs          :  Status sebagai manager

            -Kemungkinan untukmaju

            - pengakuan

Self Actualization needs :-Pekerjaan yang membutuhkan tanggungjawab

-   peningkatan kegiatan

-   pekerjaan yang menantang

-   Keinginan untuk mencapai tujuan tertentu

Teori Kebutuhan oleh David McClelland (1961)

Menurut McClelland dalam Stoner (2002:478), ada 3 macam kebutuhan manusia, yaitu:

a)        Need for Achievement, yaitu kebutuhan untuk berprestasi yang merupakan refleksi dari dorongan akan tanggung jawab untuk pemecahan masalah kekuasaan, kebutuhan untuk berprestasi adalah kebutuhan untuk melakukan pekerjaan lebih baik daripada sebelumnya, selalu berkeinginan mencapai prestasi yang lebih tinggi.

Ciri motif berprestasi :

Orang-orang yang mempunyai hasrat yang kuat untuk berhasil baik adalah “orang yang ingin menghasilkan sesuatu yang lebih baik”. Dia menganggap bahwa menghasilkan sesuatu yang lebih baik itu “penting”

   Ciri-ciri dalam perbuatannya :

1.     Dia bertanggung jawab atas apa yang telah diperbuatnya.

2.     Dia menetapkan sendiri berapa banyak yang ingin diperolehnya.

3.     Dia tidak melakukan hal yang terlalu mudah atau terlalu sulit, tetapi wajar.

4.     Dia berusaha mengetahui sampai berapa jauh dia mampu.

5.     Dia melakukan hal-hal yang baru atau jarang dilakukan orang lain

Ciri-ciri dalam pemikirannya :

1.     Dia memikirkan bagaimana cara melebihi orang lain.

2.     Dia memikirkan cara mencapai hasil yang lebih baik daripada waktu yang lalu.

3.     Dia memikirkan hal-hal yang baru.

4.     Dia memikirkan apa yang akan dicapai dalam jangka panjang.

b)     Need for Affiliation, yaitu kebutuhan untuk berinteraksi dengan orang lain, berada bersama orang lain, tidak mau melakukan sesuatu yang merugikan orang lain.

Ciri motif bersahabat :

Orang-orang yang mempunyai hasrat yang kuat untuk bersahabat adalah “orang yang merasa senang apabila bersama-sama dengan orang lain”.

Ciri-ciri dalam perbuatannya :

1.     Dia lebih suka bergaul bersama orang lain daripada sendiri.

2.     Dia lebih sering bergaul dan sering berbincang-bincang/mengobrol.

3.     Dia lebih mementingkan pergaulannya dengan orang lain dalam bekerja daripada bekerja sama dengan orang lain.

4.       Dia lebih berguna apabila bekerjasama dengan orang lain daripada bekerja sendiri

Ciri-ciri dalam pemikirannya :

1.       Dia memikirkan keinginannya untuk melakukan persahabatan dengan orang lain, memperbaikinya atau memeliharanya.

2.       Dia memikirkan kecemasannya bila ditinggal atau dijauhi orang lain.

3.       Dia memikirkan kegembiraannya bila dapat berkumpul bersama dengan orang lain, seperti piknik.

c) Need for Power, yaitu kebutuhan untuk kekuasaan yang merupakan refleksi dari dorongan untuk mencapai otoritas untuk memiliki pengaruh terhadap orang lain.

Ciri motif berkuasa :

Orang-orang yang mempunyai hasrat yang kuat untuk berkuasa adalah “orang yang ingin mempengaruhi orang lain”.

Ciri-ciri dalam perbuatannya :

a.       Dia aktif menjalankan politik berorganisasi.

b.       Dia menyelidiki orang-orang yang kuat dalam perusahaan, lalu akan berusaha mempelajari cara menancapkan power kepada orang lain.

Ciri-ciri dalam pemikirannya :

 Semakin manajer mengerti motivasi dari bawahan serta bagaimana motivasi dilakukan dan semakin baik dapat mencerminkan pengertian ini dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan manager lainnya ,maka akan semakin efektiflah kepemimpinan seseorang leader

Gaya Kepemimpinan

Indikator gaya kepemimpinan yang digunakan dalam penelitiannya adalah: (1) gaya kepemimpinan otokrasi, disebut juga kepemimpinan diktator atau direktif; (2) gaya kepemimpinan demokrasi, dikenal pula dengan istilah kepemimpinan konsultatif atau konsensus; (3) gaya kepemimpinan laissez faire, (gaya kepemimpinan yang bebas) adalah gaya kepemimpinan yang lebih banyak menekankan pada keputusan kelompok; (4) gaya kepemimpinan partisipatif, dikenal dengan istilah kepemimpinan terbuka, bebas atau non-direktif; (5) gaya kepemimpinan paternalistik, adalah gaya kepemimpinan yang bersifat kebapakan; (6) gaya kepemimpinan militeristik, terdapat di kalangan militer dan instansi sipil (non-militer); (7) gaya kepemimpinan situasional, dikenal juga sebagai kepemimpinan tidak tetap (fluid) atau kontingensi.

Gaya kepemimpinan merupakan norma perilaku yang digunakan seseorang pada saat orang tersebut mencoba mempengaruhi orang lain seperti yang ia lihat Kebanyakan orang menganggap gaya kepemimpinan merupakan tipe kepemimpinan. Adapun jenis-jenis gaya kepemimpinan menurut Malayu S. P. Hasibuan (2006:170) adalah sebagai berikut:

1.Kepemimpinan Otoriter

Kepemimpinan otoriter adalah jika kekuasaan atau wewenang, sebagian besar mutlak tetap berada pada pimpinan. Pengambilan keputusan dan kebijaksanaan hanya ditetapkan sendiri oleh pemimpin, bawahan tidak diikutsertakan untuk memberikan saran, ide dan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan.

2.Kepemimpinan Partisipatif

Kepemimpinan Partisipatif adalah apabila dalam kepemimpinan dilakukan dengan cara persuatif, menciptakan kerjasama yang serasi, menumbuhkan loyalitas, dan partisipasi para bawahan. Pemimpin memotivasi bawahan agar merasa ikut memiliki perusahaan.

3.Kepemimpinan Delegatif

Kepemimpinan delegatif apabila seorang pemimpin mendelegasikan wewenang dengan agak lengkap. Dengan demikian, bawahan dapat mengambil keputusan dan kebijaksanaan bebas atau leluasa dalam melaksanakan pekerjaannya. Pemimpin tidak peduli cara bawahan mengambil keputusan dan mengerjakan pekerjaannya, sepenuhnya diserahkan kepada bawahan.

4.Kepemimpinan Situasional

Penekanan pendekatan situasional adalah pada perilaku pemimpin dan anggota pengikut dalam kelompok dan situasi yang variatif. Dalam kepemimpinan situsional, tidak ada satu pun cara yang terbaik untuk mempengaruhi orang lain. Gaya kepemimpinan mana yang harus digunakan terhadap individu atau kelompok tergantung pada tingkat kesiapan orang yang akan dipengaruhi.

      Berdasarkan gaya kepemimpinan di atas, maka kepemimpinan yang berhasil menurut Heidjrachman dan Husnan (2002:174) adalah pemimpin yang mampu menerapkan gayanya agar sesuai dengan situasi tertentu. Selanjutnya pimpinan perlu mempertimbangkan setiap situasi khusus dalam rangka memahami gaya mana yang lebih tepat untuk diterapkan. Kepemimpinan situasional berlandaskan pada hubungan saling mempengaruhi antara :

(1)       Sejumlah tingkah laku dalam tugas diperlihatkan oleh seorang pemimpin

(2)       Sejumlah tingkah laku dalam berhubungan sosial diperlihatkan oleh seorang pemimpin.

(3)       Tingkat kesiapan ditunjukkan oleh para bawahan dalam pelaksanaan tugas dan kegiatan tertentu   

Kemampuan dan keinginan menentukan kesiapan seorang individu maupun kelompok, karena itu gaya kepemimpinan harus menyesuaikan diri dengan tingkat kesiapan para bawahan.

Gaya kepemimpinan adalah suatu cara yang digunakan pimpinan dalam berinteraksi dengan bawahannya. Salah satu gaya kepemimpinan adalah kepemimpinan partisipatif. Menurut (Nasution:2001), Kepemimpinan partisipatif dikenal juga dengan istilah kepemimpinan terbuka, bebas, atau nondirective. Dalam gaya kepemimpinan partisipatif, pimpinan hanya sedikit memegang kendali dalam proses pengambilan keputusan. Pimpinan hanya menyajikan informasi mengenai suatu permasalahan dan memberikan kesempatan pada karyawan untuk mengembangkan strategi dan pemecahannya. Tugas pimpinan mengarahkan tim kepada tercapainya konsensus.

Asumsi yang mendasari gaya kepemimpinan ini adalah bahwa para karyawan akan lebih siap menerima tanggung jawab terhadap solusi, tujuan dan strategi dimana mereka diberdayakan untuk mengembangkannya. Adapun kritikan terhadap gaya kepemimpinan ini adalah pembentukan konsensus yang banyak membuang waktu dan hanya berjalan bila semua orang yang terlibat memiliki komitmen terhadap kepentingan utama organisasi.

Rensis Likert, seorang dosen dan pakar psikologi organisasi dari Universitas Michigan, telah mengadakan studi tentang pola dan gaya kepemimpinan. Dari hasil studinya tersebut, Likert berasumsi bahwa ada empat gaya kepemimpinan di dalam sistem manajemen suatu organisasi, yaitu :

1.        Exploitive authoritative

Pemimpin yang menerapkan gaya ini pada umumnya hanya mementingkan tentang bagaimana cara menyelesaikan suatu pekerjaan. Seluruh pegawai diwajibkan untuk mematuhi segala kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan. Biasanya para pegawai tidak diikutsertakan dalam proses pengambilan keputusan, selalu memakai rasa takut dan hukuman dalam memotivasi pegawai, dan tidak ada komunikasi dua arah antara pimpinan dengan pegawai. Benevolent authoritative

Hampir sama dengan  Exploitive authoritative, namun lebih banyak memakai reward untuk memotivasi pegawai. Selain itu, pegawai juga terkadang diperkenankan memberikan ide dan ikut dalam proses pengambilan keputusan namun terbatas pada hal-hal tertentu saja dan dengan pengendalian kebijakan yang ketat.

2.        Consultative

Berbeda  dengan Benevolent authoritative, disini pemimpin lebih membuka ruang untuk terjadinya komunikasi dua arah, banyak memotivasi pegawai dengan menggunakan reward, serta lebih banyak mengikutsertakan pegawai dalam proses pengambilan kepurusan. Namun, perlu diingat bahwa komunikasi yang terjadi masih terbatas dan keikutsertaan pegawai dalam proses pengambilan keputusan hanya sebagai pelengkap atau formalitas saja.

3.        Participative

Pemimpin yang menerapkan gaya ini sudah memiliki kepercayaan penuh terhadap pegawainya. Komunikasi dua arah berjalan dengan baik dan tidak ditemukan adanya batasan-batasan dalam mengkomunikasikan seusuatu. Selain itu, pemimpin dapat menggali ide-ide pegawai dan menggunakannya secara konstruktif, memberikan reward atas keikut sertaan dan keterlibatan pegawai dalam proses penyusunan tujuan, serta dapat melaksanakan tugas bersama-sama dengan pegawai sebagai kelompok.

Secara garis besar, Likert telah menemukan bahwa para pemimpin yang menerapkan gaya nomor empat dalam menjalankan organisasi memiliki tingkat keberhasilan yang lebih besar untuk menjadi pemimpin yang baik. Hal itu dikarenakan gaya nomor empat merupakan yang paling efektif dalam penyusunan tujuan organisasi serta dalam upaya mencapainya

COMMUNICATION

Pemimpin dalam proses manajemen selalu melakukan komunikasi untuk memerintah berhubungan dengan orang lain maupun untuk mengkoordinasikan .Pemimpin tersebut dikatakan efektif jika ia dapat berkomunikasi secara efektif pula. Jika komunikasi efektif maka pelaksanaan tugas-tugas yang dilimpahkan kepada para bawahan akan dikerjakan dengan baik,sebab mereka mengerti apa yang diperitahkannya.

Jelaslah peranan komunikasi dalamproses manajemen sangat menentukan berhasil tidaknya kepemimpinan seorang manajer ( effective leadership means effective com munication atau komunikasi yang efektif akan berarti kepemimpinan juga akan efektif)

Koontz memberikan definisi tentang komunikasi: komunikasi digambarkan sebagai pemindahan informasi dari seseorang kepada orang lain yang menimbulkan keperca yaan dan informasi yang ditransper itu harus dimengertisipenerima.Tujuan utama dari pada komunikasi adalah mempengaruhi orang lain dengan sgaka macam agar dapat di terma dan dimengeti.

Proses komunikasi

Untuk menyampaikan ide,massage,informasi,peritah dari seseorang kepada orang lain,maka ide tersebut harus terlebih dulu di format kepada lambang-lambang simbol komunikasi.

Lambang-lambang komunikasi adalah :

1.Komunikator atau pembawa pesan (sender/pengirim) mempunyai ide untuk disampaikan kepada reseiver.

2.Ide-ide tersebut di formt kepada lambang-lambang komunikasi

3.Lambang-lambang komunikasi dikeluarkan melalui saluran

4.Simbol-simbol tersebut diterima oleh receiver kemudian ditafsirkan/persepsi dan jika dimengerti maka terjadi Action/feedback dan timbullah interaksi.

Feedback

Thought

Decoding

Use of channel to transmit the massage

reception

decoding

understan ding

BAGAN PROSES KOMUNIKASI

Macam-macam komunikasi

1.Dipandang dari sudut struktur organisasi:

·         Horizontal comunication

·         Vertical comunication

·         Diagonal comunication

2.Dipandang dari sudut formalitas

·         Formal Communication

·         Informal Communication

 3.Dipandang dari panjangnya saluran:

·         Komunikasi langsung

·         Komunikasi tidak langsung

  4.Dipandang dari sudut penyampaiannya.

·         Lisan/Verbal

·         Tulisan

CONTROLLING

Controlling, pengendalian terdiri dari tindakan pengawasan dan tindakan penilikan Pengawasan berarti menjaga kelancaran pekerjaan yang sedang dikerjakan. Penilikan (pemeriksaan) adalah penilaian terhadap hasil kerja pekerjaan yang dilakukan.

I.Pengawasan (dalam perusahaan)

              Menjaga kelancaran pekerjaan yang sedang dilakukan adalah penting sekali untuk menjamin supaya pekerjaan dilaksanakan menurut rencana yang telah ditentukan Inilah yang disebut pengawasan yang mempunyai pengertian khusus,berusaha supaya pekerjaan yang sedang dilakukan dapat sesuai seperti yang digariskan dengan rencana yang telah ditentukan.

Membahas tentang pengawasan perlu dipahami 6 hal

1.Fungsi pengawasan

2.Langkah-langkah pengawasan

3.Syarat-syarat pengawasan yang efektif

4.Alat-alat pengawasan

5.Pelaksanaan pengawasan

6.Dasar-dasar pengawasan

Penjelasan

1.  Fungsi pengawasan

Setiap rencana harus dilaksanakan dan pada waktu dilaksanakan harus dilakukan Fungsi pengawasan inilah yang disebut Fungsi pengawasan yang terdiri dari tindakan-tindakan mengukur dan memperbaiki pekerjaan yang sedang dilakukan oleh bawahan sehingga pelaksanaa pekerjaan susuai dengan rencana yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan (motif) perusahaan.

Fungsi pengawasan tidak mungkin dilaksanakan tanpa adanyanya rencana dan tugas Dan rencana itu sendiri membutuhkan pengawasan,jadi ada hubungan sebab akibat .Rencana sebagai dasar(sebab) untuk mengadakan pengawasan,yang berarti pengawasan menjaga kelancaran pekerjaan yang sedang dilakukan supaya sesuai dengan rencana yang  telah ditentukan,yang berarti pula pengawasan seoalah-olah tindakan menengok kepada masa silam (kebelakang)

2.     Langkah-langkah pengawasan

Supaya pelaksanaan pengawasan berhasil dengan memuaskan harus diadakan langkah-langkah seperti dibawah ini:

a.     Menentukan dulu standard-standard

biasanya standard ini ditentukan dalam rencana antara lain standard tampak jelas dalam anggaran belanja dan pendapata (budget).Biasanya standard dinyatakan dalam  satuan- satuan terperinci,misanya current ratio=2 : 1;Acid Test Ratio = 1 : 1.Ini disebut standard modal

Contoh lainnya standard pendapatan,misalnya bagi penjualan telah ditentukan bahwa dari setiap pembeli diterima hasil penjualan tertentu ,yaitu hasil penjualan perkapita dari suatu daerah.standard waktu misalnya waktu yang dibutuhkan untuk bekerja satu hari yang terdiri dari waktu normal ditambah dengan waktu istirahat dan waktu keperluak pribadi.Standard biaya yaitu jumlah biaya yang telah ditentukan untu menghasilkan suatu produk dll.

    Jadi Standard  harus menjadi pegangan jangan sampai ada penyimpangan.

 a .Pengukuran atau penilaian terhadap pelaksanaan standard

     Pengukuran terhadap pelaksanaan standard ,hendaknya cepat-cepat supaya  penyimpangan- penyimpangan dapat segera dikembalikan kepada rel semula misalnya pengecekan pelaksanaannya lalu buat laporan baik lisan maupun secara tertulis dengan segera kepada atasan.

Laporan tertulis tentang penyimpangan yang telah terjadi dari suatu rencana adalah baik sekali,lebih baik lagi disertai hasil pengamatan langsung apa yang sedang terjadi dilakukan oleh pelaksana.

b .Mengadakan tindakan koreksi

Setelah ditentukan penyimpangan- penyimpangan itu dan setelah mengetahui sebab-sebabnya lalu mengadakan koreksi.yang dikoreksi macam-macam antara lain : penyimpangan- penyimpangan yang terjadi diluar kemampuan perusahaan yang menimpa perusahaan misalnya mesin-mesin yang dipakai tiba-tiba macet,sehinggan menghambat jalannnya produksi,maka tindakan koreksi harus memperbaiki mesin-mesin yang  

             3.Syarat-syarat pengawasan yang efektif

Supaya pelaksanaan  pengawasan  efektif,maka harus memenuhi syarat-syarat seperti dibawah ini :

a.     Pengawasan harus bersifat objektif

b.     Pengawasan hendaknya hanya memperhatikan penyimpangan-penyimpangan dari standard yang telah ditentukan,yang sangat penting sifatnya.

c.     Hasil Pengawasan harus dilaporkan kepada atasan dengan segera,terutama hasil pengawasan yang menunjukkan penyimpangan- penyimpangan dari standard yang telah ditentukan.

d.     Sistem pengawasan hendaknya memperlihatkan dimana letak penyimpa ngan  - penyimpangan terjadi Siapa yang bertanggung jawab atas penyimpangan  - penyimpangan  tersebut dan apa yang yang harus dikerjakan untuk mengatasinya

e.     Pengawasan hendaknya dapat meramalkan akan terjadinya . penyim pangan  - penyimpangan   itu misalnya pengawasan terhadap kas terhadap kejadian-kejadian 3 bulan yang akan datang,sehingga dapat diadakan pencegahan.

4.Alat-alat pengawasan

Dalam bertindak mengadakan pengawasan supaya dapat dilaksanakan dengan mudah dan hasilnya memuaskan menggunakan Alat-alat pengawasan seperti dibawah ini :

A.Pengawasan melalui anggaran belanja dan pendapatan(budget)

Budget itu sendiri merupakan standard atau patokan apakah ada penyimpangan.Budgeting artinya pembuatananggaran belanja dan pendapatan yang merupakan penentuan tanggung jawab dalam atau dengan angka-angka untuk pedoman(norma-norma) yang harus dilaksanakan perusahaan yang akan datang dengan tujuan :

* Memberi garis kebijaksanaan(pedoman) dalam mengadakan tindakan-tindakan yang akan datang atau masa depan

*   Menciptakan Alat-alat pengawasan yang sangat baik bagi perusahaan

* Budget adalah merupakan pemberian kekuasaan (otorisasi) untuk menggunakan biaya produksi dalam bidang masing-masing

Budget adalah merupakan pemberian tugas ,maksudnya budbget tersebut menunjukkan pekerjaan- pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh para bawahan untu8k menjamin tujuan perusahaan.Tugas dan tanggung jawab bawahan ditentukan dan dipisahkan dengan jelas,untuk setiap tindakan yang disebut dalam budget harus ditunjukkan pegawai yang bertanggung jawab

Sedang budgetdapat ditinjau dari segi sistimatiknya dan segi sifatnya :

a.Budget dari segi sistimatiknya

Dari segi sistimatik pembuatan budget dapat dibagi menjadi;

1.Budget pokok (penjualan)

Budget penjualan ini disusun berdasarkan penelitian dan taksiran tentang penjualan dimasa depan didasarkan angka tahun lalu dan diperhitungkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi pada masa depan antara lain perubahan selera pembeli ,perubahan kekuatan pembeli (tenaga pembeli),keadaan persaingan dll.

2.Budget produksi

Setelah budget penjualan selesai dibuat,kemudian dibuat budget produksi.

Budget produksi ini biasanya disusun dari budget-budget lain-lainnya,misalnya budget-budget persediaan,bahan mentah,biaya ,kas dan lain-lain sesuai dengan kebutuhannya.

3.Budget pembelian

disamping budget penjualandan budget persediaan,ada budget pembelian yang ketiga-tiganya merupakan budget dari budget khusus yang tersebut diatas antara lain budget bahan mentah dan lain-lain.

b..Budget dari segi sifatnya

Dari segi sifat budget dapat dibedakan seperti dibawah ini :

1.Budget konstan/tetap

Ialah budget yang didasarkan atas waktu,misalnya budget untuk penelitian budget untuk advertensi dll

2.Budget Variabel (berubah)

Ialah budget yang berdasarkan prestesi.Dimana setiap keiatan yang dapat ditentukan kesatuan-kesatuann prestasi misalnya pemakaian bahan dengan standard bahan dalam Kg,ruangan mesin mesin dalam m² dan lain lain.

Sedangkan dalam pembuatan budget langkah-langkah sebagai berikut;

1. Pengusaha membuat budget sementara ,yang kemudian disampaikan kepada kepala-kepala bagian supaya menyumbangkan pendapat dan keberatannya (bila perlu mengusulkan perubahan dan perbaikan2).Setelah ada penyesuaian antara pengusaha dan kepala bagian kemudian para kepala bagian menyusun anggarannya sendiri-sendiri sesuai dengan batas(plapon0 yang telah diberikan oleh pengusaha tersebut diatas.Tentu saja untuk penyusunan budget perusahaan tersebut diperlukan angka-angka untuk masa depan berlandaskan keadaan masa yang telah lampau.Angka-angka yang telah lampau dapat diambil dalam budget tahun yang lalu disimpan oleh bagian administrasi.bila Semua budget(penjualan,produksi,pembelian dll)sudah disusun ,kemudian bagian administrasi mengkompilir budget-budget tersebut dan hasilnya merupakan budget induk (master budget)

2.  Kadang-kadang dalam pembuatan budget dibentuk panitia yang anggotanya terdiri dari kepala-kepala bagian dan para penasehat pengusaha.Panitia tersebut tugasnya mengkompilir anggaran-anggaran dari bagian dan mengambil tindakan bila anggaran-anggaran dari bagian-bagian itu saling bertentangan.Sedang keputusan terachir adalah terletak pada tangan pengusaha (pimpinan tertinggi)

B.   Pengawasan melalui Non budgeting

Pengawasan melalui non budgeting ini terdiri dari ;

1.         Pengamatan (observation) langsung

2.   Laporan statistik

Ini antara lain berujut grafik yang menggambarkan pendapatan penjualan ,biaya-biaya produksi dll

3.   Analisa Break Don(kembali pokok)

Analisa Break Down(kembali pokok),ini belum tentu aktual karena berisikan biaya variabel yang tidak selalu proporsional.

T.C = F.C + V.C.= Biaya Kontan + Biaya Variabel

T.S = Total Sales = Jumlah satuan barang X harga – jual

Tugas Break event analysis ialah untukmengetahui pada unit berapa profuksi supaya perusahaan tidak untung an tidak rugi,atau jumlah produksi berapa paling sedikit perusahaan dapat dipertahankan diatas Break event point

Dengan Break event analysis ini pengusaha dapat menduga berapa keuntungan yang diinginkan dengan menentukan jumlah produksi yang harus diprodusir (dihasilkan)

Sedang Rumus BEP

5.Pelaksanaan (proses)pengawasan

Pelaksanaan pengawasan dapat dikemukakan sebagai berikut:

1.  Menggunakan standard yang telah diujikan kebenarannya.

2  Mengecek pembuatan produksi sesuaiatau tidak dengan standard yang telah yang telah ditentukan terdiri dari berbagai macam sebab dan faktor-faktor yang menyebabkan penyimpangan dari standard adalah sbb:

Keadaan dalam perusahaan dan keadaan diluar perusahaan

1.  Keadaan dalam perusahan misalnya seorang buruh gagal untuk mencapai standard prestasinya karena rusaknya alat-alat yang dipakai sehingga kelancaran kerja terlambat.Pula bahan-bahanmentah dan lain-lain yang akan dikerjakan belum datan

2.   Keadaan diluar perusahaan ini terdiri dari

*Keadaan Ekonomi,peraturan- peraturan,peraturan pemerintah yangberubah yang menyebabkan kegagalan untuk mencapai prestasi standard yang telah ditentukan

*Pengusaha dalam memberikan perintah kepada bawahan.Ini terdiri dari :perintah yang tidak jelas,pemberian perintah yang keliru,belum masak memberikan latihan-latihan ketrampilan kepada bawahan yang melaksanakan pekerjaan.

*Rencana semula sukar dicapai ((standard yang terlalu optimistis.

*Adanya dorongan yang mempengaruhi tingkah laku seseorang hingga menyimpang dari rel atau standardnya dalam melakukan pekerjaan dalam perusahaan

6. DASAR - DASAR PENGAWASAN

Untuk melakukan pengawasan yang efektif hendaknya berpedoman pada dasar-dasar nya pengawasan seperti dibawah ini:

     1.Dasar sebab yang terkecil

Bila dalam suatu jumlah peristiwa-peristiwa terdapat suatu peristiwa yang dapat mendorong akan berhasilnya usaha yang dilaksanakan.Yang dimaksud disini ialah dalam melakukan pengawasn harus diperhatikan faktor-faktor yang kelihatannya tidak berarti tetapidapat membahayakan terhadap keseluruhan usaha.

 2.Dasar pusat pengawasan

Dalam melakukan pengwasan hendaknyamelihat luasnya kemampuan dalam melaku

kan pengawasan(span of control)supaya hasil tindakanny atidak mengecewakan.

   3. Dasar mengawasi diri sendiri.

Pengawasan memberikan pedoman untuk dapat mengadakan pengawasan kepada orang lain yang berhasil sebaik-baiknya hendaknya harus menilai lebih dahulu kepada diri sendiri apakah memenuhi peraturan-peraturan yang harus ditepati oleh semua fungsionaris yang tak terkecuali.Bila diri sendiri benar-benar telah menempati.tentu orang lain yang diawasi akan bercermin kepada tindakan petugas yang melakukan pengawasan.